Regulament de organizare Premiile Ad Astra

(adoptat în 12 noiembrie 2017)

Art. 1. Datele de referință

  • Asociația Ad Astra acordă un număr maxim de 24 de premii unor cercetători cu rezultate științifice remarcabile. Dintre acestea, se acordă maxim 12 premii cercetătorilor care au afilierea la o instituție din România și maxim 12 premii cercetătorilor care dețin/au deținut cetățenia română și au afilierea la o instituție din străinătate. Premiile Ad Astra se acordă o dată la doi ani.
  • Asociația Ad Astra anunță acordarea premiilor pe site-ul http://premii.ad-astra.ro/ și prin alte mijloace de comunicare; în acest anunț inițial, se face publică și data limită de nominalizare. Data limită de nominalizare va fi fixată la cel puțin 90 de zile de la anunțul inițial. Data acordării premiilor va fi anunțată în maxim 30 de zile de la data limită de nominalizare.

Art. 2. Categorii de premii

Premiile Ad Astra sunt grupate în două categorii:

A. Premii pentru cercetători în prima fază a carierei, mai puțin de 7 ani de la susținerea doctoratului*.
B. Premii pentru cercetători avansați, mai mult de 7 ani de la susținerea doctoratului*.

Premiile Ad Astra acoperă șase grupe de domenii științifice:

I. Științe Fizice și Chimice (SFC)

II. Științele Vieții (SV)

III. Științele Pământului și Științele Spațiale (SPSS)

IV. Științe Inginerești (SI)

V.  Matematică și Informatică (MI)

VI. Științe Sociale și Discipline Umaniste (SSDU).

Pentru fiecare grupă de domenii, în cadrul fiecărei categorii, Ad Astra acordă două premii: unul pentru cercetători care au afilierea la o instituție din România și altul pentru cercetători care dețin/au deținut cetățenia română și au afilierea la o instituție din străinătate.

* În cazul în care persoana nominalizată a susținut mai multe teze de doctorat, se va lua în considerare primul doctorat. Data de referință este termenul limită de depunere a propunerilor.

Art. 3. Modalități de nominalizare

Propunerile pentru premiile Ad Astra pot fi făcute de orice membru al comunității științifice naționale și internaționale (numit promotor). Nu se acceptă autopropuneri.

Propunerile se fac pe pagina http://premii.ad-astra.ro/ sub forma unui document unic, în format PDF și vor conține următoarele informații:

  • Scrisoarea de motivare redactată de promotor în limba engleză, cu descrierea contribuțiilor științifice remarcabile ale persoanei nominalizate, precizând categoria la care se referă nominalizarea (maxim 500 de cuvinte)
  • Lista publicațiilor (maxim 10) la care persoana nominalizată a avut o contribuție esentială și care sunt relevante pentru motivarea trimisă.

Promotorii pot pune la dispoziția Ad Astra un document unic complet ce cuprinde toate informațiile menționate mai sus, incluzând  datele de contact ale persoanei nominalizate.

Asociația Ad Astra va contacta persoanele nominalizate pentru a obține următoarele informații:

  • Curriculum Vitae (maxim 3 pagini format A4)
  • Lista cu publicațiile din ultimii 5 ani (cu menționarea celor mai importante  publicații, maxim 3)
  • Lista cu cele mai importante publicații ale persoanei nominalizate de-a lungul carierei (maxim 10 publicații selectate)

Asociația Ad Astra va cere persoanelor nominalizate să confirme explicit faptul că acceptă nominalizarea.

Art. 4. Condiții suplimentare pentru luarea în considerare a aplicațiilor

  • Orice persoană fizică afiliată instituțional în România sau deținătoare (acum sau în trecut) a cetățeniei române și afiliată instituțional în afara României poate fi nominalizată pentru premiile Ad Astra.
  • Membrii Ad Astra nu au dreptul să fie promotori pentru alți membri Ad Astra sau rude de gradul I ale acestora.
  • Este necesară dovada afilierii instituționale la o unitate de invățământ și/sau cercetare care activează pe teritoriul României sau în afara României; dovada poate poate fi făcută prin:

o   un document oficial din partea instituției (în format electronic);

o   pagina web actualizată cu cel mult 3 luni înainte de nominalizarea pentru premiile Ad Astra;

o   datele de contact ale unei persoane afiliate/angajate la aceeași instituție care poate confirma afilierea persoanei nominalizate.

  • Publicarea de către persoana nominalizată a cel puțin 2 lucrări științifice în reviste de prestigiu în domeniul de activitate aferent (dintre care cel puțin 1 lucrare știintifică în calitate de autor principal în domeniile în care această calitate există) în ultimii 5 ani (inclusiv anul în curs).

Art. 5. Comisia de organizare

Comisia de organizare este formată exclusiv din membri Ad Astra și personal angajat (temporar sau permanent) de către Ad Astra. Componența comisiei de organizare este stabilită înainte de data limită de nominalizare prin votul membrilor Ad Astra. Comisia de organizare are următoarele atribuții:

  • Asigură recepția, verificarea și selectarea datelor persoanelor nominalizate conform condițiilor de înscriere și condițiilor suplimentare de luare în considerare a aplicațiilor.
  • Verifică afilierea în ultimii 5 ani a persoanelor nominalizate. Pe baza acestei verificări propune încadrarea persoanelor nominalizate la premiile pentru cercetători cu afilierea în România sau la premiile pentru cercetători care dețin/au deținut cetățenia româna cu afilierea în străinatate.
  • Organizează „Juriile Ad Astra” care vor decide câștigătorii premiilor Ad Astra. Organizarea juriilor presupune:
  • menținerea și supunerea la vot în cadrul asociației Ad Astra a listelor lărgite cu propuneri de membri ai juriilor
  • invitarea persoanelor de pe listele de propuneri pentru a face parte din jurii
  • întocmirea listelor finale cu membrii juriilor.

Art. 6. Juriile Ad Astra

  • Pentru fiecare grupă de domenii în care se acordă premiile Ad Astra (SFC, SV, SPSS, SI, MI, DUSS), comisia de organizare organizează un juriu compus din personalități care provin din mediul academic și/sau de cercetare din România sau din afara României care va decide câștigătorii premiilor Ad Astra.
  • Membrii juriilor nu pot fi mentori (conducători de masterat/doctorat) sau colaboratori ai persoanelor nominalizate în ultimii 5 ani.
  • Membrii juriilor nu se pot afla în relație de rudenie (până la gradul II inclusiv) cu persoanele nominalizate.
  • Juriile Ad Astra au în componență 5 membri, afiliați în țară sau în străinătate, dintre care cel mult 2 sunt și membri Ad Astra. Un membru al juriului care este și membru Ad Astra îndeplinește funcția de secretar al juriului.
  • Membrii juriilor care sunt și membri Ad Astra sunt aleși prin votul membrilor Ad Astra.
  • Pentru stabilirea membrilor juriilor care nu sunt membri Ad Astra, comisia de organizare adună propuneri din partea membrilor Ad Astra și întocmește o listă lărgită de propuneri care este apoi supusă votului membrilor Ad Astra.
  • În cazul în care lista largită de propuneri trebuie modificată ulterior prin adăugarea de persoane, modificările sunt aprobate prin votul membrilor Ad Astra.
  • Persoanele de pe lista lărgită de propuneri sunt invitate să fie membri ai juriilor de către comisia de organizare.
  • Lista finală a juriilor este stabilită de comisia de organizare pe baza răspunsurilor persoanelor invitate.
  • Lista finală a juriilor nu poate conține persoane care nu au fost pe lista lărgită de propuneri (originală sau modificată).
  • Juriile pot apela la referenți adiționali pentru evaluarea persoanelor nominalizate.
  • Juriile pot decide schimbarea încadrării unei persoane nominalizate (inițial făcută de comisia de organizare) la premiile destinate cercetătorilor cu afilierea în România sau la cele destinate cercetătorilor care dețin/au deținut cetățenia română cu afilierea în străinătate.
  • Secretarul juriului va formula în scris decizia de premiere printr-o „Notă de fundamentare” în care va prezenta o analiză a elementelor de excelență aduse de câștigătorii premiilor. Nota de fundamentare va fi validată prin vot de către toți membrii juriului (majoritate simplă, 3 din 5).
  • Juriile pot decide neacordarea unui/unor premii în cazul în care consideră că nici o persoană nominalizată la respectiva categorie nu reprezintă excelența în domeniul în care activează.

Art. 7. Evaluarea dosarelor persoanelor nominalizate

Premiile Ad Astra vor fi acordate în urma a 2 etape de evaluare.

I. În prima etapă de evaluare, comisia de organizare pune la dispoziția juriilor prin intermediul unei adrese web securizate aparținând domeniului www.ad-astra.ro toate dosarele acceptate în urma verificării și selecției efectuate de comisia de organizare. Membrii juriilor sunt informați prin email în legătură cu adresa web securizată de unde pot accesa dosarele persoanelor nominalizate. În termen de maxim 45 de zile de la primirea dosarelor, fiecare membru al juriilor Ad Astra propune o listă scurtă de maxim 3 persoane pentru fiecare premiu acordat.

II. În doua etapă de evaluare, juriile se întrunesc în termen de maxim 60 de zile de la data predării listelor scurte de către toți membrii juriului. În cadrul acestei întruniri, juriile discută (prin mail, skype, etc.) lista scurtă întocmită de fiecare membru și stabilesc clasamentul persoanelor nominalizate, decizând astfel câștigătorii premiilor. În cazul în care secretarul juriului constată o convergență, pe categoriile de premii, a voturilor exprimate de către membrii juriului, poate decide să supună atenției juriului doar situațiile în care nu exista un consens. În cazul în care există consens, pe toate categoriile de premii, secretarul juriului poate formula nota de fundamentare pe care o va înainta atât membrilor juriului,  cât și comisiei de organizare. Decizia finală trebuie validată prin vot de către membrii juriului (majoritate simplă, 3 din 5).

Art. 7. Modalități de premiere

Premiile Ad Astra pot fi acordate în cadrul unei ceremonii festive organizate de Ad Astra. Într-o primă etapă, câștigătorii premiilor Ad Astra sunt comunicați membrilor Ad Astra, iar apoi sunt anunțați pe site-ul oficial http://premii.ad-astra.ro/. Premiile Ad Astra constau în diplome purtând antetul și logo-ul Ad Astra (în care vor fi precizate numele și prenumele laureatului, tipul de premiu acordat, fiind semnate în numele Ad Astra de catre membrii Consiliului Director), premii oferite de eventualii sponsori în cazul atragerii de sponsorizări, precum și sume de bani pentru câștigătorii cu afilierea la o instituție de învățământ superior și/sau de cercetare din România. În cazul atragerii de sponsorizări, câștigătorii cu afilierea la o instituție de învățământ superior și/sau de cercetare din afara României pot fi premiați cu sume de bani în urma unui vot în cadrul adunării generale a Ad Astra.

Art. 8. Reglementări finale

Ad Astra nu acceptă contestații din partea persoanelor nominalizate privind deciziile de acordare a premiilor. Câștigătorii premiilor Ad Astra vor fi invitați să devină promotori pentru edițiile următoare.