Regulament

Premiile Ad Astra—Regulament de organizare

  1. Datele de referință

    • Asociația Ad Astra acordă un număr maxim de 24 de premii unor cercetători cu rezultate științifice remarcabile. Dintre acestea, se acordă maxim 12 premii cercetătorilor care au afilierea la o instituție din România și maxim 12 premii cercetătorilor care dețin/au deținut cetățenia română și au afilierea la o instituție din străinătate.
    • Intervalul dintre 2 ediții consecutive ale premiilor Ad Astra va fi stabilit în urma derulării primelor ediții (minim 2, maxim 3) și după evaluarea acestora.
    • Ad Astra anunță acordarea premiilor pe www.ad-astra.ro/premii și prin alte mijloace de comunicare; în acest anunț inițial, Ad Astra face publică și data limită de înscriere a candidaților; Ad Astra asigură o perioadă minimă de 90 de zile între anunțul inițial și data limită de înscriere a candidaților.
    • Ad Astra anunță data acordării premiilor în maxim 30 de zile după data limită de înscriere a candidaților.
  2. Categorii de premii

    • Excelență în Cercetare (EC) – maxim 12 premii (6 domenii, 1 premiu/domeniu pentru cercetători care au afilierea în România și 1 premiu/domeniu pentru cercetători care dețin/au deținut cetățenia română si au afilierea în afara României).
    • Excelență în Cercetare a Doctoranzilor (ECD) – maxim 12 premii (6 domenii, 1 premiu/domeniu pentru cercetători cu afilierea în România și 1 premiu/domeniu pentru cercetători care dețin/au deținut cetățenia română cu afilierea în afara României); se acordă numai doctoranzilor sau celor care au absolvit studiile doctorale cu cel mult 2 ani înainte de data nominalizării și au vârsta maximă de 35 de ani; se iau în considerare doar lucrările științifice rezultate din cercetările efectuate sau începute pe durata doctoratului.
    • Domenii:
      • Științe Fizice și Chimice (SFC) – Chimie, Fizică, Biochimie, Biofizică
      • Științele Vieții (SV) – Biologie, Farmacie, Medicină
      • Științele Pământului și Științele Spațiale (SPSS)
      • Științe Inginerești (SI)
      • Matematică și Informatică (MI)
      • Științe Sociale și Discipline Umaniste (SSDU).
  3. Modalități de înscriere

    • Propuneri venite din partea unor personalități științifice recunoscute pe plan internațional (promotori)
    • Autopropuneri din partea candidaților
    • Înscrierile se fac pe pagina www.ad-astra.ro/premii sub forma unui document unic, în format PDF și vor conține următoarele informații:
      • Scrisoarea de motivare redactată de candidat (în cazul autopropunerilor) sau de promotor (în cazul propunerilor) în limba engleză, cu descrierea contribuțiilor științifice remarcabile ale candidatului și precizarea categoriei la care se referă aplicația (maxim 500 de cuvinte)
      • Curriculum Vitae al candidatului (maxim 3 pagini format A4)
      • Lista cu publicațiile candidatului din ultimii 5 ani (cu menționarea celor mai importante maxim 3 publicații)
      • Lista cu cele mai importante publicații ale candidatului de-a lungul carierei (maxim 10 publicații selectate)
    • Promotorii pot pune la dispoziția Ad Astra fie documentul unic complet ce cuprinde toate informațiile menționate mai sus, fie doar scrisoarea de motivare însoțită de datele de contact ale candidatului, caz în care Ad Astra se angajează să contacteze condidatul pentru obținerea tuturor informațiilor necesare nominalizării.
  4. Condiții suplimentare pentru luarea in considerare a aplicațiilor:

    • Orice persoană fizică afiliată instituțional în România sau deținătoare (acum sau în trecut) a cetățeniei române și afiliată instituțional în afara României poate fi înscrisă/se poate înscrie drept candidat.
    • Membrii Ad Astra nu au dreptul să se autopropună nici să fie promotori pentru alți membri Ad Astra sau rude de gradul I ale acestora.
    • Dovada afilierii instituționale (pentru premiile EC si ECD) sau a înmatriculării (pentru premiile ECD) la o unitate de invățământ și/sau cercetare care activează pe teritoriul României sau în afara României; dovada poate poate fi făcută prin:
      1. un document oficial din partea instituției (în format electronic)
      2. o pagina web actualizată cu cel mult 3 luni înainte de înscrierea pentru premiile Ad Astra
      3. datele de contact ale unei persoane afiliate/angajate la aceeași instituție care poate confirma afilierea candidatului.
    • Publicarea de către candidat a cel puțin 2 lucrări științifice în reviste de prestigiu în domeniul de activitate aferent (dintre care cel puțin 1 lucrare știintifică în calitate de autor principal în domeniile în care această calitate există) în ultimii 5 ani (inclusiv anul în curs) (condiție aplicabilă premiilor EC).
    • Publicarea de către candidat a cel puțin 1 lucrare științifică în reviste de prestigiu în domeniul de activitate aferent (în calitate de autor principal în domeniile în care această calitate există) pe parcursul studiilor doctorale (condiție aplicabilă premiilor ECD).
  5. Comisia de organizare

    • Comisia de organizare este formată exclusiv din membri Ad Astra și personal angajat (temporar sau permanent) de către Ad Astra.
    • Componența comisiei de organizare este stabilită înainte de data limită de înscriere a candidaților prin votul membrilor Ad Astra.
    • Comisia de organizare are următoarele atribuții:
      • Asigură recepția, verificarea și selectarea datelor candidaților conform condițiilor de înscriere și condițiilor suplimentare de luare în considerare a aplicațiilor.
      • Verifică afilierea în ultimii 5 ani a candidaților la premiile EC și înmatricularea din timpul studiilor doctorale a candidaților la premiile ECD; pe baza acestei verificări propune încadrarea candidaților la premiile pentru cercetători cu afilierea în România sau la premiile pentru cercetători care dețin/au deținut cetățenia româna cu afilierea în străinatate
      • Organizează „Juriile Ad Astra” care vor decide câștigătorii premiilor Ad Astra; organizarea juriilor presupune:
        1. menținerea și supunerea la vot în cadrul asociației Ad Astra a listelor lărgite cu propuneri de membri ai juriilor
        2. invitarea celor de pe listele de propuneri pentru a face parte din jurii
        3. întocmirea listelor finale cu membrii juriilor.
  6. Juriile Ad Astra

    • Pentru fiecare domeniu în care se acordă premiile Ad Astra (SFC, SV, SPSS, SI, MI, DUSS), comisia de organizare organizează un juriu compus din personalități care provin din mediul academic și/sau de cercetare din România sau din afara României care va decide câștigătorii premiilor Ad Astra.
    • Membrii juriilor nu pot fi mentori (conducători de masterat/doctorat) sau colaboratori ai candidaților în ultimii 5 ani.
    • Membrii juriilor nu se pot afla în relație de rudenie (până la gradul II inclusiv) cu candidații.
    • Juriile Ad Astra au în componență 5 membri, dintre care cel mult 2 sunt și membri Ad Astra:
      • 1 membru care îndeplinește și funcția de secretar al juriului și care este și membru Ad Astra.
      • 2 membri ai comunității științifice din România (dintre care cel puțin 1 nu este și nu a fost membru Ad Astra), persoane fizice sau străine afiliate unor instituții de educație și/sau cercetare care iși au sediul și își desfășoară activitatea în România.
      • 2 membri ai comunității științifice internaționale (dintre care cel puțin 1 nu este și nu a fost membru Ad Astra), persoane fizice cu cetățenie română sau străină, afiliate unor instituții de educație și/sau cercetare care își au sediul și își desfășoară activitatea în afara României.
    • Membrii juriilor care sunt și membri Ad Astra sunt aleși prin votul membrilor Ad Astra.
    • Pentru stabilirea membrilor juriilor care nu sunt membri Ad Astra, comisia de organizare adună propuneri din partea membrilor Ad Astra și întocmește o listă lărgită de propuneri care este apoi supusă votului membrilor Ad Astra.
    • În cazul în care lista largită de propuneri trebuie modificată ulterior prin adăugarea de persoane, modificările sunt aprobate prin votul membrilor Ad Astra.
    • Persoanele de pe lista lărgită de propuneri sunt invitate să fie membri ai juriilor de către comisia de organizare.
    • Lista finală a juriilor este stabilită de comisia de organizare pe baza răspunsurilor persoanelor invitate.
    • Lista finală a juriilor nu poate conține persoane care nu au fost pe lista lărgită de propuneri (originală sau modificată).
    • Juriile pot apela la referenți adiționali pentru evaluarea candidaților.
    • Juriile pot decide schimbarea încadrării unui candidat (inițial făcută de comisia de organizare) la premiile destinate cercetătorilor cu afilierea în România sau la cele destinate cercetătorilor care dețin/au deținut cetățenia română cu afilierea în străinătate.
    • Juriile vor formula în scris decizia de premiere printr-o „Notă de fundamentare” în care vor prezenta o analiză a elementelor de excelență aduse de câștigătorii premiilor.
    • Juriile pot decide neacordarea unui/unor premii în cazul în care consideră că nici un candidat înscris la respectiva/respectivele categorii nu reprezintă excelența în domeniul în care activează.
  7. Etapele acordării premiilor

    • Premiile Ad Astra vor fi acordate în urma a 2 etape de evaluare.
    • Prima etapă de evaluare constă în:
      • Comisia de organizare pune la dispoziția juriilor prin intermediul unei adrese web securizate aparținând domeniuluiwww.ad-astra.ro toate dosarele acceptate în urma verificării și selecției efectuate de comisia de organizare.
      • Membrii juriilor sunt informați prin poștă electronică în legătură cu adresa web securizată de unde pot accesa dosarele candidaților.
      • Fiecare membru al juriilor Ad Astra propune în termen de maxim 45 de zile de la primirea dosarelor o listă scurtă de maxim 3 candidați pentru fiecare premiu acordat.
    • A doua etapă de evaluare constă în:
      • Juriile se întrunesc într-o sesiune specială pentru discutarea listei scurte întocmite de fiecare membru și stabilirea câștigătorilor premiilor.
      • Aceasta sesiune specială constă într-o întrunire a fiecărui juriu organizată de asociația Ad Astra, care poate fi o întrunire cu prezență fizică a membrilor fiecărui juriu sau o audio/video conferință prin intermediul Internetului.
      • Întrunirea fiecărui juriu are loc în termen de maxim 60 de zile de la data predării listelor scurte de către toți membrii juriului.
      • Întrunirea se poate desfășura numai în prezența a minim 3 membri ai fiecărui juriu dintre care obligatoriu secretarul, un membru din România și unul din afara României.
      • În cadrul întrunirii, fiecare juriu formulează nota de fundamentare pentru câștigătorii premiilor, care este predată comisiei de organizare și este arhivată de Ad Astra.
  8. Modalități de premiere

    • Premiile Ad Astra vor fi acordate în cadrul unei ceremonii festive organizate de Ad Astra.
    • Într-o primă etapă, câștigătorii premiilor Ad Astra sunt comunicați membrilor Ad Astra și câștigătorilor edițiilor anterioare; Ad Astra acordă acestora 10 zile pentru a formula eventuale propuneri de blocare a premierii (vezi “Reglementări finale”).
    • Câștigătorii premiilor Ad Astra sunt anunțați pe site-ul oficial www.ad-astra.ro/premii cu cel puțin 45 de zile înainte de data ceremoniei.
    • Valoarea premiilor este anunțată de Ad Astra la data anunțării oficiale a fiecărei ediții de acordare a premiilor (cu cel mult 3 luni înainte de data limită de înscriere a candidaților).
    • Premiile Ad Astra constau din:
      • Diplome purtând antetul și logo-ul Ad Astra în care vor fi precizate numele și prenumele laureatului, tipul de premiu acordat. Diplomele vor fi semnate în numele Ad Astra de catre membrii Consiliului Director.
      • Premii oferite de eventualii sponsori în cazul atragerii de sponsorizări.
      • Sume de bani pentru câștigătorii cu afilierea la o instituție de învățământ superior și/sau de cercetare din România.
      • În cazul atragerii de sponsorizări, câștigătorii cu afilierea la o instituție de învățământ superior și/sau de cercetare din afara României pot fi premiați cu sume de bani în urma unui vot în cadrul adunării generale a Ad Astra.
  9. Reglementări finale

    • Ad Astra nu acceptă contestații din partea candidaților privind deciziile de acordare a premiilor.
    • Membrii Ad Astra și câștigătorii edițiilor anterioare ale premiilor Ad Astra pot propune blocarea premierii unui cercetător în cazul în care consideră că decizia juriului nu este conformă cu standardele de excelență în cercetare asumate de asociația Ad Astra. Propunerea de blocare trebuie susținută de cel puțin 3 cercetători cu prestigiu (dintre care minim 1 membru Ad Astra) care activează în domeniul de cercetare al premiatului și trebuie trimisă comisiei de organizare în termen de maxim 10 zile de la data la care Ad Astra comunica câștigătorii premiilor membrilor Ad Astra și câștigătorilor edițiilor anterioare. Procesarea propunerii este votată în cadrul adunării generale a Ad Astra. Dacă este respinsă, premiul vizat se acordă conform deciziei juriului. Dacă este acceptată, propunerea este trimisă juriului care este solicitat să formuleze un răspuns în termen de 10 zile de la primirea acesteia. Dacă juriul acceptă propunerea ca întemeiată, premiul vizat nu se mai acordă. Dacă juriul consideră propunerea neîntemeiată și pune la dispoziția comisiei de organizare răspunsul sub forma unui document de maxim 1 pagină A4, argumentele juriului sunt dezabătute în adunarea generală a Ad Astra iar decizia finală de neacordare sau acordare a premiului vizat se va lua printr-un nou vot.
    • Câștigătorii premiilor Ad Astra vor fi invitați să devină promotori pentru edițiile următoare.
    • Câștigătorii premiilor Ad Astra vor fi invitați să contribuie cu un review la o ediție jubiliară a revistei Ad Astra dedicată lor.